Cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar lleva lo que tus clientes le deben a la empresa a partir de las ventas que ya subiste: cuánto te deben, cuándo vence, qué te han abonado y con qué. Funciona igual que Cuentas por pagar, del lado de las ventas, y sin chequera ni quedan. Una cuenta se liquida cuando su saldo llega a cero por cobros, notas de crédito o ajustes.

El menú Cuentas por cobrar tiene tres entradas: Por cobrar, Reportes y Configuraciones.

Antes de empezar

• Sube las ventas. Las cuentas salen de los DTE de venta y de las ventas preimpresas. La subida se explica en Documentos (DTEs).
• Registra a tus clientes con sus días de crédito y su correo, en Contactos. Si el DTE no trae plazo, la cuenta vence en la fecha de la venta más esos días; sin ficha o con 0 días, se cuentan 30. El correo hace falta para el recordatorio de cobro.
• Las cuentas no se generan solas. Así viene de fábrica: tú eliges qué ventas te deben en el panel Revisar. Si prefieres que toda venta a crédito con cliente entre sola, enciéndelo en Configuraciones.
• Las cuentas bancarias donde depositas se registran en Cuentas por pagar › Cuentas bancarias; aquí salen en el selector Depositado en.

Por cobrar

Si prefieres que el app te lleve de la mano, pulsa Ayuda → Registrar un cobro y mandar el estado de cuenta: el tutorial guiado pasa por lo pendiente, Revisar, los cobros y los reportes.

Arriba, cuatro tarjetas con los totales de toda la empresa:

• Total por cobrar: el saldo de todas las cuentas abiertas, con cuántos documentos y clientes, y lo que está a favor del cliente por notas de crédito sin aplicar.
• Cobradas: lo ya saldado.
• Por vencer: lo que aún no vence, con lo que vence en los próximos 7 días.
• Vencidas: lo que ya pasó su fecha y sigue sin cobrarse.

Debajo están los cuatro paneles: Pendientes, Revisar, Cobros y Antigüedad.

Pendientes

La lista de lo que te deben, ordenada por vencimiento. Cada renglón muestra:

• Vence, con los días de atraso en rojo.
• La fecha y el documento. Las ventas preimpresas llevan la insignia Preimpresa.
• El cliente.
• Total, Retención, A cobrar, Cobrado y Saldo.
• El estado: Pendiente, Abonado o Vencido.

A cobrar es el total menos la retención más la percepción. Lo que un gran contribuyente te retiene (IVA 1 % o renta) no te lo paga a ti: lo entera a Hacienda.

Los filtros de arriba acotan por cliente, estado, tipo de documento, sucursal y rango de vencimiento. Excel descarga lo que se ve.

El menú ⋮ de cada renglón tiene:

• Cobrar…: abre el registro del cobro con esa cuenta marcada.
• Aplicar la nota de crédito…: en lugar de Cobrar, cuando el renglón es una nota de crédito que emitiste.
• Ver abonos: con qué cobros se ha abonado esa cuenta.
• Vencimiento y notas…: para corregir el vencimiento, anotar la fecha en que el cliente prometió pagar y una nota.
• Sacar de cuentas por cobrar: deja de contar como deuda. Libros y anexos no cambian, y puedes devolverla desde Revisar.

Si marcas varias cuentas, aparece una barra con Cobrar seleccionados y Sacar de cuentas por cobrar.

Registrar un cobro

Se abre con Cobrar… de un renglón, con Cobrar seleccionados o con Registrar cobro del panel Cobros.

1. Elige el cliente: se cargan sus documentos con saldo.
2. Pon la fecha y cómo pagó. Una retención que el cliente no declaró en la factura, o una condonación, se registra como ajuste.
3. Revisa el recibo N.º, el correlativo de la empresa, que se puede cambiar. Anota la referencia, dónde se depositó y el monto recibido.
4. Marca los documentos que abona y cuánto va a cada uno. Repartir el monto lo reparte solo, de la más antigua a la más nueva.
5. Guardar el cobro. Con Descargar el recibo al guardar marcado, sale el recibo de ingreso en PDF.

Un cobro puede cubrir varias facturas, y una factura se puede cobrar en varios abonos. Lo que no se aplique a ninguna cuenta queda como anticipo del cliente.

Revisar

Aquí están las ventas que no están en cuentas por cobrar, cada una con su motivo:

Motivo	Qué quiere decir
Sin generar	La empresa no genera las cuentas solas. Genérala si te la deben.
Sin cliente	La venta fue a consumidor final y no dice a quién cobrarle. Genérala eligiendo un cliente registrado.
Excluida a mano	Alguien la sacó de cuentas por cobrar. Puedes devolverla.
De contado	Se cobró al vender. Genérala si en realidad quedó debiendo.
Sin fecha de pago	El documento no trae fecha. Anota su vencimiento a mano antes de generarla.
Ya saldada	Su saldo llegó a cero.
Anulada	El documento se anuló.
Desactivada	Está fuera de libros, reportes y anexos.

Las que se pueden deber traen el botón Generar. Para hacerlo en bloque, filtra por período y cliente y pulsa Generar las que faltan. El bloque solo toma las que ya tienen cliente. Las que son sin cliente se generan de una en una: al pulsar Generar, el app pregunta ¿A quién se le cobra? y solo ofrece clientes con NIT o DUI. Elegir el cliente no cambia el libro de ventas ni los anexos.

Cobros y Antigüedad

• Cobros: el historial, con la forma, el recibo, la referencia, el monto, los documentos que abonó y quién lo registró. Cada cobro tiene tres botones: descargar su recibo de ingreso, editar y borrar. Borrar un cobro devuelve su saldo a los documentos que cubría. Las aplicaciones de notas de crédito y los ajustes salen aquí, pero no cuentan como entrada de dinero.
• Antigüedad: el saldo de cada cliente repartido en tramos de mora: Por vencer, 1 a 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días y Más de 90 días. Tiene su Excel.

Desde la ficha del cliente

La ficha del cliente, en Contactos › Clientes, muestra lo que se le ha vendido, lo que ha pagado y su saldo por cobrar. Arriba tiene cinco botones:

• Registrar cobro y Ver en cuentas por cobrar: llevan a esta pantalla con el cliente ya elegido.
• Estado de cuenta (PDF): lo descarga al día de hoy.
• Enlace para el cliente: crea un enlace al estado de cuenta, válido por 7, 30 o 90 días. Quien lo tenga ve lo pendiente, los movimientos y el saldo sin cuenta ni contraseña. Caduca solo y puedes revocarlo cuando quieras.
• Recordatorio de cobro: manda al correo del cliente, a nombre de la empresa, el saldo pendiente, lo vencido, cuántos documentos y el enlace al estado de cuenta, con un mensaje tuyo opcional. Se apaga si el cliente no tiene correo en su ficha.

Reportes

• Estado de cuenta: todo lo que se le vendió y se le cobró a un cliente, con el saldo corrido y los anticipos, al día de hoy. Sale en PDF o Excel.
• Antigüedad de saldos: los cinco tramos de mora de todos los clientes, en PDF o Excel.

Los dos se generan en tu navegador con los datos de la página: no se guarda una copia en el servidor.

Configuraciones

Cómo trabaja el módulo en esta empresa, aparte de las opciones de cuentas por pagar: una tienda puede cobrar al contado y comprar a crédito. Solo lo cambia el dueño, y queda en la bitácora.

• Generar las cuentas solas. Apagado de fábrica: las eliges tú en Revisar. Encendido, toda venta a crédito con cliente se vuelve cuenta por cobrar; las de consumidor final siguen pidiendo a quién cobrarles.
• Incluir las ventas al contado. Por defecto solo entran las de crédito.
• Aplicar sola la nota de crédito. Encendido de fábrica: la nota de crédito emitida que dice a qué factura afecta se le resta al subirla.

Preguntas frecuentes

Subí las ventas y Pendientes sigue vacío. Las cuentas no se generan solas de fábrica. Abre Revisar y pulsa Generar las que faltan, o enciende Generar las cuentas solas en Configuraciones.

Vendí a crédito a consumidor final. La venta sale en Revisar como Sin cliente. Registra al cliente con su NIT o DUI en Contactos y genera la cuenta eligiéndolo.

¿Por qué «A cobrar» es menor que el total? Porque el cliente, si es gran contribuyente, te retuvo IVA o renta, y eso lo entera él a Hacienda. Si te retuvo algo que no declaró en la factura, regístralo como ajuste al cobrar.

El cliente pagó de más. Lo que no se aplica queda como anticipo del cliente, y lo usas en su siguiente factura.

Me equivoqué en un cobro. Edítalo o bórralo en Cobros: los documentos recuperan su saldo.

¿El cliente recibe algo sin que yo lo pida? No. El correo sale solo cuando pulsas Recordatorio de cobro, y el enlace solo existe si lo creas tú.

¿Cambia algo en mis libros o anexos? No. Cuentas por cobrar solo lleva saldos y cobros. Generar, cobrar o sacar una cuenta no toca el libro de ventas.