Asistentes de IA

Asistentes de IA conecta el asistente que ya usas (Claude, ChatGPT u otro compatible con MCP) a las empresas que tú elijas, para preguntarle por ellas en lenguaje natural: qué vence esta semana, qué clientes te deben más de 60 días, cómo va el IVA del mes. También te da reportes y, si lo permites, hace cambios, siempre pidiéndote confirmación antes.

Antes de empezar

• Tú lo conectas y tú lo revocas. Nada sale del app si no conectas un asistente, y cuando lo haces solo ve las empresas que compartiste. En Asistentes de IA revocas la conexión cuando quieras.
• Lo que consulte sale hacia el proveedor del asistente (Anthropic, OpenAI u otro) y lo trata según su propia política. Lo dice el aviso de privacidad del app, que aceptas al entrar.
• La IA la pagas con tu suscripción de Claude o de ChatGPT. El app no cobra aparte por el asistente.
• Queda registro. Cada consulta y cada cambio se anotan en Asistentes de IA y en la Actividad de la empresa, con el nombre del asistente.
• Quién puede. Cualquier cuenta conecta asistentes. Los cambios solo se aplican en empresas donde eres editor o dueño.

Conectar un asistente

Si prefieres que el app te lleve de la mano, en Asistentes de IA pulsa Ayuda → Conectar un asistente de IA: el tutorial guiado recorre la dirección del conector, las conexiones, las consultas y el catálogo.

Entra por tu cuenta, menú Asistentes de IA. La tarjeta Conectar un asistente trae la Dirección del conector con un botón Copiar.

1. En Claude: Configuración › Conectores › Agregar conector personalizado. En ChatGPT: Configuración › Aplicaciones y conectores, con el modo de desarrollador activado.
2. Pega la dirección y conecta.
3. El asistente te trae al app: entras con tu cuenta, eliges las empresas que compartes y pulsas Autorizar.

En esa pantalla está la casilla Permitir cambios, opcional. Sin marcarla, la conexión es de solo lectura: el asistente consulta y te da reportes, pero no toca nada. Si la marcas, podrá registrar o modificar cosas en las empresas donde eres editor o dueño, siempre con tu confirmación. Una conexión de solo lectura no se convierte: para permitir cambios después, conéctalo de nuevo con la casilla marcada.

La conexión dura mientras no la revoques. Si el asistente pasa más de un mes sin usarla, te pedirá autorizar otra vez.

Qué puede hacer

Al pie de Asistentes de IA está la lista completa, Qué puede hacer el asistente, con una frase de ejemplo por cada cosa. Se divide en tres bloques:

• Consultar. Solo lee, nada cambia: el tablero de cada empresa, los vencimientos y el cumplimiento, los meses de IVA con el borrador del F-07, buscar un documento, lo pendiente de registrar, las cuentas por cobrar y por pagar, las fichas y estados de cuenta de clientes y proveedores, el flujo de caja, los gastos por rubro, las retenciones y el F-14, el calendario y tus tareas, el equipo, la actividad, los buzones, la papelera y hasta estos manuales. Pide, por ejemplo: «¿qué vence esta semana?», «¿qué clientes me deben más de 60 días?», «el resumen de septiembre de Panadería El Buen Pan».
• Reportes. Te devuelve un enlace; al abrirlo, la pantalla del reporte se abre con los datos puestos y la descarga empieza sola. Ver Pedir reportes.
• Cambios. Solo si marcaste Permitir cambios: marcar un mes como presentado, crear o completar una tarea, programar un pago, registrar una compra o una venta preimpresa, editar un contacto, clasificar gastos, fijar códigos de anexos, emitir constancias, cerrar o reabrir un mes, confirmar una anulación, restaurar de la papelera, anular un documento o pedir la lectura de un buzón. Ver Cambios con tu confirmación.

Lo que nunca hace: ver las contraseñas guardadas en Gestión de credenciales, importar documentos ni tocar empresas que no compartiste.

Pedir reportes

Pídele el reporte con sus palabras: «el libro de ventas a consumidor de agosto en PDF», «todos los libros de septiembre en Excel», «el anexo 3 del F-07», «el estado de cuenta de Ferretería López», «las constancias de retención de septiembre para imprimir», «las partidas contables de septiembre en Excel». El asistente responde con un enlace de descarga directa.

Al abrir el enlace en tu navegador, con tu sesión iniciada, se abre la pantalla del reporte con el período y los filtros puestos y el archivo se genera ahí mismo y se descarga solo. Por eso no hay límite por el tamaño del mes y los PDF también salen. Si el reporte tiene una previa (como las partidas contables), la pantalla te la muestra y espera que confirmes.

Cambios con tu confirmación

Un cambio nunca se aplica a la primera. El asistente primero prepara lo que vas a hacer y te muestra un resumen en palabras: qué documento, qué fecha, qué monto, a qué empresa. Solo si tú confirmas, vuelve a pedirlo y entonces se aplica. Lo preparado vale diez minutos; después hay que pedirlo de nuevo.

Cada cambio se revalida al aplicarse: que sigas teniendo acceso a la empresa, que seas editor o dueño y que el mes no esté cerrado cuando eso importe. Queda en la Actividad de la empresa a nombre del asistente y de tu cuenta.

Conexiones y consultas

• Conexiones. Cada asistente autorizado con sus empresas, si es de solo lectura o con cambios, cuándo se usó por última vez y cuántas consultas lleva. Revocar corta el acceso en el momento: el asistente deja de ver tus empresas hasta que lo conectes de nuevo.
• Últimas consultas. Qué preguntó cada asistente, sobre qué empresas y cuándo. Se guardan doce meses.
• Si dejas de tener acceso a una empresa (te la quitan del equipo, por ejemplo), el asistente deja de verla en ese mismo momento, aunque la hubieras compartido.

Privacidad y seguridad

• El asistente solo ve las empresas que compartiste y solo mientras tengas acceso a ellas; cada consulta se comprueba de nuevo.
• La conexión usa claves temporales que el app renueva y que puedes anular con Revocar. Las claves no se guardan en claro.
• Las contraseñas de Gestión de credenciales nunca salen por el asistente, ni los documentos originales: no puede importar DTE ni abrir archivos por ti.
• Lo que el asistente recibe lo trata su proveedor según su política de privacidad; el app no manda nada por iniciativa propia, solo lo que tú pides.
• Los detalles están en el aviso de privacidad del app, sección «Conectas un asistente de IA».

Preguntas frecuentes

El asistente dice que no tiene acceso a una empresa. No la compartiste al autorizar, o ya no estás en su equipo. Revoca la conexión y vuelve a conectarlo eligiendo la empresa, o pide al dueño que te dé acceso.

Conecté el asistente pero no puede hacer cambios. La conexión es de solo lectura. Conéctalo de nuevo y marca Permitir cambios en la pantalla de autorización.

¿Puedo conectar Claude y ChatGPT a la vez? Sí. Cada uno es una conexión aparte, con sus propias empresas, y cada una se revoca por separado.

¿El asistente ve a mis colaboradores o a otras empresas de mi cuenta? Solo ve lo que compartiste. Del equipo ve quién tiene acceso a esas empresas, nada más.

Pedí un reporte y el enlace me pide entrar. Es normal: el archivo se genera en tu navegador con tu sesión. Entra con tu cuenta y la descarga empieza sola.

¿Qué pasa si revoco por error? Nada se pierde. Vuelve a conectar el asistente desde su configuración con la misma dirección del conector y autoriza de nuevo.